Zašto povratne informacije mogu učiniti posao uspješnijim

"Godinama sam predavala o povratnim informacijama na svojim tečajevima, podučavala rukovoditelje kako učinkovito dati povratne informacije i vodila bezbrojne radionice povratnih informacija. Ono što sam otkrila je da menadžeri u potpunosti razumiju većinu razloga zašto su povratne informacije važne. Menadžerima je dugo rečeno kako je povratna informacija ključna za organizacijski uspjeh. Oni pohađaju obuku za obukom kako bi naučili kako dati učinkovite povratne informacije kako bi upravljali onima koji ne rade najbolje i osigurali da su zaposlenici na pravom putu u svom poslu. Menadžeri također uče da je povratna informacija neophodan sastojak kulture tvrtke izgrađene na povjerenju, odgovornosti i suosjećanju", piše Rachel Pacheco, izvršna savjetnica i trenerica, glavna govornica i profesorica menadžmenta.

Ali ono što često nedostaje u razgovoru o važnosti povratnih informacija pravi je razlog zašto su važne: Povratne informacije su ključni alat za pomoć zaposlenicima da pronađu dublje značenje u svom svakodnevnom radu.

Zaposlenici žude za smislom. Nakon što se zadovolje osnovne potrebe posla (npr. poštena plaća, sigurni radni uvjeti), zaposlenici najviše žele smisao u svom poslu. Ta je želja posebno važna za generaciju Z. Gotovo 75% radnika generacije Z kaže da im je osjećaj svrhe u poslu važniji od plaće, prema istraživanju web mjesta za zapošljavanje Monster. A smisao je bitan: studije pokazuju da zaposlenici koji imaju više ispunjenja i smisla u svom svakodnevnom radu imaju veću produktivnost, bolje zadržavanje i općenito veće zadovoljstvo poslom.

Povratne informacije koje dajete svojim članovima tima imaju izravan utjecaj na svakodnevnu važnost. Učinkovite povratne informacije mogu pomoći prožeti čak i najobičnije zadatke dubljim osjećajem svrhe.

Evo tri razloga zašto povratne informacije mogu stvoriti smisleniji posao i kako vi kao menadžer možete osigurati da vaši razgovori s povratnim informacijama budu dizajnirani za maksimalno značenje.

3 razloga zašto povratne informacije stvaraju smisleniji posao

1. Povratne informacije pomažu svladavanju

Povratne informacije – kada su dobro izvedene – identificiraju ponašanja koja zaposlenik može promijeniti. Povratne informacije omogućuju zaposleniku da napravi prilagodbe kako bi poboljšao ili usavršio vještinu. Majstorstvo i proces stjecanja majstorstva i prevladavanja izazova ključni je sastojak smislenog rada. Od malih nogu ljudi žude za majstorstvom. Razmislite o dvogodišnjaku koji opetovano pokušava složiti dva Lego kocka - i čistom užitku koji se dogodi kada konačno "kliknu". To oduševljenje može se dogoditi i na radnom mjestu. Povratne informacije menadžera pomažu u potrazi za majstorstvom dajući zaposleniku do znanja što mogu učiniti kako bi se i dalje usavršavali.

Kako možete osigurati da vaše povratne informacije potiču majstorstvo? Prvo, nemojte se bojati dodjeljivanja izazovnih zadataka i usput davanja povratnih informacija. Obavijestite svog zaposlenika unaprijed da bi posao mogao biti teži nego inače, ali da ćete mu pružiti podršku dok ga obavlja. Zatim, i najvažnije, suzdržite se od preuzimanja zadatka ili projekta kada se zaposlenik bori. U ovom trenutku, moglo bi se činiti da je "lijepa" stvar preuzeti kontrolu, ali time lišavate svog zaposlenika i radosti svladavanja izazova i priliku za značajniji rad. Na kraju, kada dajete povratne informacije, identificirajte prilike za svog zaposlenika da primijeni ono što je naučio u rješavanju jednog izazovnog zadatka u drugom kontekstu.

2. Povratne informacije naglašavaju utjecaj zaposlenika

Dobro strukturirana povratna informacija počinje opažanjem ponašanja, a zatim ukazuje na utjecaj tog ponašanja na pojedinca, tim, projekt ili organizaciju. Ovaj utjecaj pomaže zaposleniku da shvati zašto je njegov posao bitan, a samim time i zašto su oni važni na poslu. Adam Grant, organizacijski psiholog, proveo je studiju koja je pokazala da kada zaposlenici pozivnog centra bolje razumiju utjecaj koji njihov rad ima na pojedince, ne samo da su bili produktivniji, već su također pronašli više zadovoljstva i smisla u svom poslu.

No, nije samo isticanje toga kako pojedinci mogu imati koristi od vašeg rada ono što stvara smisao: kada zaposlenik razumije kako se njegov rad koristi drugdje u organizaciji, zaposlenik pronalazi više zadovoljstva i smisla u svojim svakodnevnim zadacima.

Zamislite mlađeg zaposlenika koji provodi cijelu noć sastavljajući financijski model, samo da bi njegov šef rekao: "Dobar posao" kada je model primljen. Sada razmislite o tom istom zaposleniku koji prima e-poruku koja kaže:

Hvala na financijskom modelu. Model, koji je bio dobro organiziran, imao je veliki utjecaj na sastanak koji sam imao s potencijalnim investitorom. Omogućio je investitoru da odmah razumije naše prognoze i postavi promišljena pitanja. Djelomično zbog toga, investitor je mogao brzo odlučiti nastaviti s ulaganjem.

Kroz ovu drugu e-poruku, zaposlenik je saznao kako su njegove organizacijske sposobnosti utjecale na investitora i saznao o krajnjim rezultatima njegovog rada - ulaganje je izvršeno.

Kako biste osigurali da uvijek ističete utjecaj u svojim razgovorima o povratnim informacijama, započnite svoje povratne informacije - i konstruktivne i pozitivne - na sljedeći način:

Koje je vidljivo ponašanje koje se može promijeniti, prilagoditi ili pojačati?

Kakav je utjecaj tog ponašanja? Zašto je ovo ponašanje važno vama, organizaciji, timu ili klijentu?

3. Povratne informacije pomažu zaposlenicima da se osjećaju viđenima

Prema studiji Grant Thornton iz 2021., 45% radnika ne smatra da njihovi poslodavci razumiju njihove potrebe. Povratne informacije zaposleniku daju do znanja da su oni i njihov rad primijećeni. Čak i ono što se može smatrati "negativnom" povratnom informacijom prilika je za upravitelja da se poveže i bolje razumije zašto stoji iza nečijeg ponašanja. Upravitelj bi mogao reći: “Primijetio sam da rezultat na kojem ste radili nije poslan na vrijeme. Je li sve u redu?” Možda zaposlenik reagira svojom nesposobnošću da odredi prioritete zadataka u tom trenutku. Ili nedostatak razumijevanja kako bi rezultat trebao izgledati. U svakom slučaju, povratne informacije omogućuju zaposleniku da ga njihov menadžer razumije i vidi.

Nadalje, razgovor o povratnim informacijama koji završava prijedlozima za poboljšanje signalizira: "Dovoljno mi je stalo do tebe da sam razmišljao o tome što možeš učiniti da se poboljšaš, rasteš i razvijaš." Daleko je snažnije od praznih pohvala. Psihoanalitičar Stephen Grosz piše: "Ali nije li ta pažljivost - osjećaj da neko pokušava misliti na nas - nešto što želimo više od pohvale?" Kritični sastojak značenja na poslu je osjećaj povezanosti s drugima i da ste drugima važni. Povratne informacije to omogućuju.

Na nekoliko jednostavnih načina možete osigurati da vaše povratne informacije pomažu zaposleniku da se osjeća viđenim. Prvo pristupite povratnim informacijama kao razgovoru. Zastanite, postavljajte pitanja i budite znatiželjni zašto je vaš zaposlenik nešto učinio na određeni način. Drugo, uvijek završite razgovor s povratnim informacijama djelotvornim načinima na koje zaposlenik može poboljšati kako biste bili sigurni da zaposlenik zna da vam je stalo do njezina razvoja i rasta. Svakako odvojite vrijeme za odgovor: Koje radnje primatelj povratne informacije može poduzeti da prilagodi, promijeni ili osnaži ponašanje?

Prema istraživanju Shawna Achora, gotovo 80% radnika radije bi imalo menadžera koji bi im pomogao pronaći smisao u svom poslu nego povećanje plaće od 20%. Ali možda ćete kao menadžer imati problema s razumijevanjem kako možete pomoći svojim zaposlenicima da pronađu više smisla u svom svakodnevnom radu. Davanje povratnih informacija može pomoći u stvaranju značajnijeg posla za vaše zaposlenike kroz majstorstvo, utjecaj i povezanost.

akta.ba